Améliorer son efficacité en entreprise en appliquant la loi de Pareto 

 

améliorer son efficacité en appliquant la loi de pareto

 

Introduction 

 

En entreprise, la loi de pareto est le pilier des managers. Une loi à laquelle on ne peut pas déroger tant cette dernière fait ses preuves. Parfois les leçons théoriques sont les meilleures ! A l’heure où le monde du travail est en pleine agitation et où les chefs d’entreprises, les managers et les salariés sont toujours plus débordés. Il est essentiel de poser certaines choses de manière à optimiser l’organisation du travail. Et cela peut se faire en faisant usage autrement de la loi de pareto

 

Définition 

 

Générale

 

La loi de Pareto est apparue au 19ème siècle par l’économiste et sociologue italien Vilfredo Pareto. Selon sa théorie “20% des causes sont responsables de 80% des effets”. Au sein d’une entreprise cela se traduit par le fait que 20 % des produits vendus réalisent 80 % du chiffre d'affaires de l’entreprise. 

Cette loi de Pareto est principalement utilisée dans le cadre de la gestion de la relation client. L’expression des 20/80 est très connue. 

 

Au sein de l'organisation au travail 

 

Aussi surprenant que cela puisse être, cette loi s’applique également à l'organisation d'autres services au sein de l’entreprise : marketing, RH, finance etc. 

Cela permet des gains de productivité et crée de la valeur ajoutée aux diverses tâches effectuées. 

 

La loi de Pareto comme gain de productivité 

 

Nous sommes voués à nous tourner vers une gestion différente de notre temps de travail. La digitalisation qui se propage de plus en plus au sein des entreprises nous amène à gérer de plus en plus de tâches au quotidien. C’est pourquoi il est parfois difficile de prioriser les tâches à accomplir. 

 

Tout d’abord, pour appliquer la loi de Pareto il est important de se concentrer sur les tâches ayant une forte valeur ajoutée. Ces tâches qui sont considérées comme primordiales au sein de l’activité de l’entreprise et qui auront un impact considérable sur les résultats attendus. Mais pourquoi se concentrer seulement sur ces dernières ? 

 

Pour appliquer en bonne et due forme la règle des 20/80. Prioriser les tâches à forte valeur ajoutée apportera les fameux 80% d’effet. 

 

En tout état de cause, pour se concentrer sur ces tâches à forte valeur ajoutée, il est essentiel d’identifier les tâches chronophages. Celles pour lesquelles il faut beaucoup de temps voire beaucoup trop de temps. Et donc faire en sorte de limiter le temps passé à les traiter pour en gagner sur les tâches les plus importantes. Cela améliorera nettement la productivité et sera conforme au 80% d’effet. 

 

L’approche de certaines tâches est également à prendre en compte. Si une tâche à faible valeur ajoutée procure une certaine satisfaction, il est donc de rigueur de la réaliser en premier. Cela permettra notamment d'éclaircir plus rapidement la to do list

 

Finalement, il s’agira de créer une sorte de hiérarchie des tâches à accomplir. Pour plus de simplicité, il est tout à fait possible de réaliser un diagramme de Pareto afin de visualiser distinctement l'ensemble des tâches. 

 

Comment analyser ses tâches avec la loi de Pareto ?

 

Afin d’identifier une journée type et analyser ses tâches en appliquant la loi de Pareto il faut réaliser plusieurs étapes : 

 

  • Définir le sujet à analyser : ici il s’agit de se focaliser sur les tâches du jour. 

 

  • Collecter les données : prendre sa to do list du jour avec les différentes choses à faire. 

 

  • Ranger par catégories : certaines tâches peuvent relever du juridique, du marketing ou encore de l’administratif. C’est pourquoi il faut classer ces dernières par catégories. 

 

  • Regrouper les catégories qui ont le moins de tâches dans une catégorie “autres”. 

 

  • Comptabiliser le nombre de tâches dans chaque catégorie

 

  • Calculer un pourcentage en fonction du total des catégories puis les classer par ordre décroissant. 

 

Une fois que l’on a le pourcentage par catégorie, il faut maintenant analyser les pourcentages les plus hauts. Et identifier s’il s’agit de tâches importantes ou non. C’est un travail qui permettra de mettre en valeur les tâches les plus chronophages.

 

Comment hiérarchiser les tâches ?

 

Identifier les tâches chronophages 

 

Il n’est pas toujours simple de se rendre compte des tâches les plus essentielles ou non. A l’aide d’un planning on peut comparer les résultats obtenus avec ceux attendus. 

 

Cependant, il ne faut pas non plus tomber dans un schéma où les tâches seront énumérées les unes après les autres. L'objectif est simplement d’affiner une journée type de travail et de prendre connaissance de choses à modifier pour développer sa productivité

 

Du point de vue du manager, cela permettra notamment d'identifier les tâches les moins pertinentes de son emploi du temps. Il pourra donc déléguer ces dernières à ses collaborateurs ou bien parfois même décider de les externaliser.

 

La loi de Pareto est bâtie sur une certaine précision mais cette dernière n’est pas à prendre au pied de la lettre. Son application doit se faire naturellement. Si l’ambition d’atteindre les 20/80 devient obsessionnelle cela ne procurera que de l’anxiété lors de la réalisation des tâches. 

 

Modifier sa façon de travailler 

 

Après l’identification de ces tâches chronophages ou non, il faut avoir assez de recul pour éventuellement modifier ses méthodes de travail. Débuter la journée par les tâches les plus importantes de l’agenda. Cela permettra de maximiser la concentration. En début d’après midi réaliser les tâches les plus chronophages pour terminer la journée sur les tâches à forte valeur ajoutée. La journée sera alors cadencée de manière régulière sans aucune perte de temps. 

 

Bien sûr, cela vaut à titre d’exemple car nous sommes tous différents quant à notre organisation. Elle pourra être idéale pour certains et contre productive pour d’autres. 

L’important va être d’identifier les possibilités pour maximiser sa productivité. Quelle que soit la manière de s’y prendre.  

 

Concernant l’indémodable to do list. Si 10 tâches y sont inscrites à réaliser dans la journée. En appliquant la loi de Pareto, seulement 2 apporteront autant de valeur ajoutée que les 8 autres. La question va être de se demander si au sein de ces tâches certaines font partie des 20%. De manière à les réaliser en priorité

 

D’autant plus qu’en termes d’organisation, la loi de Pareto stipule que 20% des efforts fournissent 80% des résultats. Il faut finalement se concentrer sur ces 20% en faisant en sorte de réduire les 80% restants. 

 

Conclusion 

 

Au travers de cet article nous avons d’un côté évoqué la définition pure et simple de la loi de Pareto selon l’auteur, et de l’autre mis en lumière l’application de cette loi au sein des différents services d’une entreprise. Nous avons ensuite exposé la loi de Pareto comme gain de productivité en abordant les 20/80 au sein du travail afin de poursuivre sur l’analyse des tâches de manière à distinguer ces 20/80. Puis pour finir nous avons détaillé comment hiérarchiser les tâches au travers d’une journée type. 

Ce qu’il faut retenir au sein de cet article c’est que les méthodes les plus ancestrales peuvent s’appliquer à de nombreux domaines. Notamment l’organisation de son travail. Et qu’en faisant usage de certains conseils nous pouvons changer notre façon d’aborder une journée de travail pour maximiser notre productivité.