Le recrutement par la cooptation :

avantages et bonnes pratiques !

 

Introduction au recrutement par la cooptation

 

Dans un monde idéal, recruter un candidat ne coûterait pas plus que quelques euros à une entreprise et se ferait en un rien de temps. Force est de constater que la mise en place d’une stratégie de recrutement se doit d’être bien rodée pour être efficace, certaines stratégies moins coûteuses ont également fait leurs preuves. Avez-vous pensé au recrutement par la cooptation ? 

 

Selon une étude APEC Sourcing cadres édition 2018, “48% des entreprises ayant utilisé la cooptation des salariés afin de recruter un cadre, ont embauché une personne connue ou recommandée.”

 

Dans cet article, nous verrons les avantages et les limites du recrutement par la cooptation et quelles sont les bonnes pratiques d’un tel recrutement.

 

 

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Définition du recrutement par la cooptation

 

Avant d’entrer dans le vif du sujet, il va être nécessaire de rappeler la définition du recrutement par la cooptation.

 

Qu’est-ce le recrutement par la cooptation

 

On appelle cooptation en recrutement le fait de recommander une personne pour un poste au sein d’une entreprise. Le coopteur sera la personne qui recommande une personne de son entourage. Le coopté est celui que l’on recommande pour ses compétences. 

Dans le recrutement par cooptation, le coopteur fait appel à son réseau professionnel et personnel pour proposer un profil correspondant au poste à pourvoir au sein de l’entreprise dans laquelle il travaille. 

Afin de comprendre pourquoi le recrutement par la cooptation est de plus en plus utilisé au sein des entreprises, il va être nécessaire de mettre en lumière ses différents avantages.

 

 

Les avantages du recrutement par la cooptation

 

Selon cette même étude proposée par l’APEC, “la cooptation des salariés se hisse au troisième rang des canaux permettant le plus d’embauches de cadres, en raison d’une hausse de 2 points à 9 % en 2018.”

 

Attardons-nous maintenant sur les avantages de ce recrutement.

 

 

Réduction du coût et du temps de recrutement

 

Selon l’étude The Social Referral par Bill Boorman, grâce à la cooptation, “80% des entreprises économisent du temps sur le processus de recrutement dès l’étape de présélection.”

 

En effet, en mettant à contribution vos salariés pour faciliter vos recrutements, vous gagnerez du temps. Etant donné que chaque collaborateur dispose d’un réseau (entourage professionnel, amis, famille…) et qu’il est censé connaître chacune des personnes de son réseau, cela facilite le travail de sourcing

 

Selon une étude de la société Jobvite, “la cooptation en recrutement permet un temps de recrutement plus court, de l’ordre de 29 jours contre 39 jours via un jobboard ou encore 55 jours avec un site carrières.” Ce gain de temps, engendre inévitablement une réduction des coûts liés au recrutement.

 

C’est le deuxième avantage de ce processus de recrutement. Il est difficile d’évaluer précisément le coût d’un recrutement mais en moyenne, pour un cadre avec un salaire annuel de 40K €, il est compris entre 4000€ et 10 000€. Cette fourchette comprend le sourcing, le traitement des candidatures, les entretiens, l’intégration, la formation, etc.

 

Ici la réduction des coûts engagés dans le cadre d’une cooptation intervient au niveau du sourcing étant donné que cette étape va être faite par le coopteur. Au sein de son réseau, il va en effet trouver la personne la plus compétente pour le poste proposé.

Directement lié au gain de temps dans le sourcing, l’intégration du coopté se fera également plus rapidement. Cela peut s'expliquer en raison des informations qu’il a pu recevoir par le coopteur en amont de son recrutement.

 

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Qualité des profils recrutés 

 

Selon l’étude APEC, Sourcing cadres édition réalisée en 2018, “23 % de candidatures pertinentes étaient issues de la cooptation en 2018.”

 

Troisième avantage qu’offre la cooptation en recrutement, la qualité des profils recrutés. Cela s’explique souvent par des valeurs communes avec le coopteur et donc proches de celles de l’entreprise. 

 

En plus de ce partage de valeurs, le coopteur a tout intérêt à proposer un profil dont il connaît les compétences et matchent avec celles du poste proposé. En effet, il en va de sa réputation et de sa crédibilité

 

 

Réduction du turnover

 

La cooptation en recrutement offre également une réduction du turnover des collaborateurs recrutés via ce moyen. Lorsque le coopté est intégré dans l’entreprise, il a l’avantage d’arriver dans une entreprise où il connaît déjà une personne, le coopteur. Cette connaissance permet donc de faciliter l’intégration. Le nouveau collaborateur pourra donc profiter de cette connaissance pour correctement s’intégrer et développer sa motivation au travail.

 

 

Un engagement et une implication renforcée pour les coopteurs vis à vis de l’entreprise

 

Du côté du coopteur, le fait de recommander un proche sur un poste au sein de son entreprise, montre un certain engagement et un épanouissement professionnel. Un collaborateur insatisfait sur son poste ou vis à vis de son entreprise n’aurait pas l’envie d’aider son entreprise dans ses recrutements. Et encore moins de recommander un proche pour venir y travailler.

Ce processus de recrutement, décèle donc les collaborateurs investis pour leur entreprise, ayant envie de la voir se développer et d’y participer.

 

 

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Les limites du recrutement par la cooptation

 

Ne pas confondre piston et cooptation

 

Souvent confondus, la cooptation et le piston sont pourtant deux process différents.

 

Par définition, la cooptation est la recommandation d’une personne pour ses compétences professionnelles sur un poste bien particulier sans y associer une dominante affective. Comme tous les autres candidats qui postulent de manière “traditionnelle” à un poste, le coopté verra sa candidature traitée à la même enseigne que les autres candidats. C’est à dire qu’il se convier à toutes les étapes de recrutement “classique”.

 

Le piston, est le fait d’aider la candidature d’un proche ou d’une personne que l’on connaît sans vraiment être certain de ses compétences pour le poste en question. Le pistonneur est donc celui qui use d’une position hiérarchique ou d’une influence pour aider le pistonné à accéder à l’emploi qu’il recherche. 

 

Au sein des entreprise, cette pratique n’est pas vraiment vue d’un très bon œil, car elle permet à certains collaborateurs d’accéder à un poste “facilement”. Ce fonctionnement favorise donc certaines personnes plus que d’autres et ne respecte pas forcément l’égalité des chances en termes de recrutement.

 

 

Éviter le clonage des profils

 

Si le processus de cooptation mis en place dans une entreprise, entraîne le recrutement de profils trop proches des profils des collaborateurs déjà recrutés, il peut y avoir un manque de diversité de ces profils. Aussi appelé phénomène de “clonage” ou encore de “réplication”, ce mode de recrutement peut ainsi être critiqué pour cette raison.

 

Pour pallier à ce phénomène, l’entreprise doit tout de même être vigilante aux profils des cooptés afin de favoriser la diversité des profils dans sa structure. 

 

 

Les bonnes pratiques de la cooptation en recrutement

 

L’efficacité d’un tel programme réside d’abord dans le fait qu’il ne doit pas être trop strict et ainsi être suffisamment attrayant pour que les collaborateurs soient des coopteurs volontaires. Les maîtres mots pour qu’une cooptation soit bien encadrée sont clarté et simplicité.

 

Pour qu’un programme de cooptation en recrutement puisse être mis en place et puisse être efficace, quelques règles s’imposent…

 

Voici donc les points à ne pas négliger dans la mise en place d’un programme de cooptation :

 

1) Identifier les profils coopteurs dans l’entreprise et sur quels postes la cooptation est-elle possible

 

Afin d’entamer la réflexion sur le programme de cooptation à mettre en place, il va être nécessaire de cibler les collaborateurs pouvant coopter un candidat. Est-ce possible pour tous les collaborateurs ou est-ce réservé à une partie des salariés

 

Ensuite, il est important de savoir sur quels postes les collaborateurs peuvent-ils coopter un candidat. Certaines entreprises ne choisissent de coopter que des profils sur des recrutement de cadres par exemple. Autre manière de choisir les profils cooptés, il peut s’agir d’établir une liste de postes jugés “rares” voire “pénuriques”. Il faut ainsi faire le choix d’orienter la cooptation seulement sur le recrutement de ces profils.

 

 

2) Communiquer sur le principe de cooptation et en détailler les étapes et les avantages pour les coopteurs

 

Premièrement, la création de ce programme doit pouvoir être réfléchie en amont de sa diffusion et donner envie aux collaborateurs d’y adhérer. Pour cela, la création d’un kit de cooptation ou programme de cooptation peut être une bonne idée. Il permettrait à tous les salariés de disposer des informations au sein d’un seul et même support. Ces informations peuvent être rassemblées sous forme de Powerpoint ou d’un fichier partagé. Ce fichier pourra contenir les différents documents nécessaires à informer sur ce programme.

 

Une fois la création de ce kit ou de ce programme réalisé, il va s’agir de communiquer et de le faire connaître aux collaborateurs concernés ou à l’ensemble des collaborateurs selon le choix de l’entreprise. 

 

Faisant l’objet d’un mail ou d’une réunion selon la taille de la structure, les éléments doivent pouvoir être envoyés à différents moment de l’année. Cela peut être en amont des nombreux recrutements à prévoir en fin d’année scolaire pour la rentrée de septembre ou en amont de la nouvelle année civile. 

 

Informer les collaborateurs sur les étapes de cette cooptation est également un élément indispensable, prouve que le programme est mûrement réfléchi et tient la route.

 

La liste des éléments à détailler peut-être la suivante :

  • qui peut coopter ? ;
  • quels sont les profils à coopter ? (contrat, statut) ;
  • démarche à respecter (envoi du CV du candidat, intégration de la candidature au processus de recrutement) ;
  • indiquer la période de référence (sur quelle période est-il possible de coopter un collaborateur);
  • mentionner les avantages pour le coopteur et les conditions d’envoi de ces avantages (par exemple une certaine somme au moment de l’intégration du collaborateur et une deuxième partie au moment de la fin de période d’essai).

 

En termes d’avantages, il peut être intéressant de graduer les récompenses selon les profils recrutés.

 

 

3) Graduer les récompenses selon le profil recruté et/ou selon le nombre de cooptation

 

Les récompenses sont parties intégrantes du programme de cooptation et sont un des éléments centraux pour rendre cette cooptation attrayante.

 

En effet, pour qu’un collaborateur ait envie de recommander une personne de son entourage ou une connaissance il faut bien évidemment qu’il soit satisfait de son entreprise, son environnement etc, mais il faut également qu’il y trouve son avantage.

C’est pour cela que la mise en place de récompenses pour le coopteur est fortement recommandée. Primes, cadeaux, la liste de ces récompenses doit être détaillée dans le kit de cooptation ou le programme de cooptation envoyé aux collaborateurs.

 

Ces différentes récompenses doivent être réfléchies en amont afin qu’elles soient en cohérence avec les profils cooptés. De ce fait, si la cooptation peut se faire sur différents profils, les récompenses devront bien évidemment croître avec la difficulté du profil à recruter. Ainsi, les récompenses peuvent tout à fait être détaillée selon une gradation logique et en lien avec le palier de cooptation.

 

 

 

 

 

4) Mettre en place un suivi côté coopté/coopteur pour informer les différents acteurs

 

Lors du processus de cooptation et une fois qu’un candidat est coopté et rentre dans le processus de cooptation il va être nécessaire d’en informer le coopteur ainsi que les différents acteurs intégrés à ce recrutement. 

 

 

 

Conclusion

 

Depuis le mois de septembre 2017, le Groupe Partnaire à mis en place un programme de cooptation qui lui permet de développer ses modes de recrutement tout en améliorant sa performance.

 

Pour le Groupe, ce programme représente l’embauche de 7 personnes en 2018/2019 puis 21 collaborateurs l’année suivante !

 

S’inscrivant de plus en plus dans les processus de recrutement, la cooptation offre de nombreux avantages aux entreprises qui en font bon usage et qui sont rigoureuses dans sa mise en place.

 

En faisant participer vos collaborateurs au développement de votre entreprise par le recrutement, vous pourrez être en mesure d’intégrer des talents qui n’étaient pas forcément en recherche d’un poste et vous épauler de nouveaux talents.

 

La cooptation, en faisant participer les collaborateurs d’une entreprise au recrutement, permet dans le même temps de mettre en lumière des collaborateurs très engagés. Ce processus a donc un double avantage car il engendre automatiquement un meilleur engagement auprès des coopteurs notamment en raison de la confiance que l’entreprise leur a donné dans la recherche d’un candidat.